Instalacja kasy online w firmie – odpowiadamy na ważne pytania
Instalacja kasy fiskalnej online to jeden z najważniejszych tematów dla przedsiębiorców, którzy muszą (lub chcą) zacząć korzystać ze wspomnianej technologii sprzedaży. Nie wystarczy bowiem wybrać odpowiednie urządzenie, trzeba je jeszcze wdrożyć w firmie – i to zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami. A o czym konkretnie należy wtedy pamiętać i jak, krok po kroku, przejść przez procedurę instalacji kasy fiskalnej online? I dlaczego tak ważny jest wtedy dostęp do łącza internetowego?
Czym jest kasa fiskalna online?
Na początku zacznijmy jeszcze od przypomnienia, czym w ogóle jest kasa fiskalna online. Pisząc w skrócie, to urządzenie rejestrujące, które umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych oraz wystawianie paragonów, potwierdzających każdą transakcję. Dodatkowo, każda kasa online musi regularnie przekazywać dane do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów, czyli do Centralnego Repozytorium Kas. Informacje przesyłane przez urządzenie dotyczą m.in. prowadzonej ewidencji oraz ważnych wydarzeń, np. przeglądu technicznego. Taka współpraca odbywa się za pośrednictwem łącza internetowego – przewodowo lub bezprzewodowo.
Czy podatnik musi gdzieś zgłosić swoje urządzenie?
Przez lata przedsiębiorcy wdrażający w swoich firmach urządzenia offline, czyli modele z kopią elektroniczną lub papierową, musieli pamiętać m.in. o 2 zgłoszeniach do właściwego Urzędu Skarbowego – zawiadomieniu przedinstalacyjnym i poinstalacyjnym. Warto więc podkreślić, że w przypadku kas fiskalnych online nie ma takiego wymogu. Podczas instalacji urządzenia, przeprowadzanej przez serwisanta technologii sprzedaży, informacja na ten temat trafia do bazy danych Centralnego Repozytorium Kas. Następnie otrzymuje ją również Urząd Skarbowy (właściwy dla działalności prowadzonej przez podatnika). Co więcej, już w czasie instalacji kasa online zyskuje indywidualny numer ewidencyjny, który trzeba umieścić na obudowie urządzenia (w widocznym miejscu i w trwały sposób).
Jak zorganizować transmisję danych do CRK?
Przy wyborze kasy fiskalnej online – dobrowolnym lub na skutek obowiązujących przepisów – trzeba pamiętać o tym, że już instalacja takiej technologii sprzedaży w firmie wymaga dostępu do łącza internetowego. Tylko w ten sposób urządzenie rejestrujące będzie w stanie nawiązać połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. A jest to absolutnie konieczne do prawidłowego przeprowadzenia całego procesu instalacyjnego przez serwisanta. Jak się do tego przygotować? Kluczowe jest dostosowanie kasy online do rodzaju łącza internetowego, które wykorzystuje się na co dzień w danym przedsiębiorstwie. Urządzenia tego typu, dostępne na polskim rynku, obsługują transmisję danych m.in. przez Ethernet (sieć LAN), Wi-Fi (sieć bezprzewodową) lub GSM (przy użyciu dodatkowego modemu z kartą SIM).
Ponadto, po zainstalowaniu kasy online w firmie współpraca z CRK będzie przebiegała zgodnie z odgórnie narzuconym harmonogramem. Urządzenie fiskalne musi mieć więc nadal dostęp do łącza internetowego. Przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas jest bowiem wymagane przez cały okres stosowania kasy online.
Interesowała mnie szczególnie informacja, która znalazła się w 2 akapicie – i bardzo mnie ucieszyła, bo z całego tekstu wynika, że generalnie procedura instalacji kas online wiąże się z uproszczeniem wszystkich kwestii zwłaszcza formalnych (inna sprawa, że ja już mam u siebie w firmie stałe łącze internetowe). Dziękuję!