superpos-system.pl

Zapis kopii paragonów, czyli kasy fiskalne w ogóle i w szczególe

Ze względu na różnorodność oferowanych rozwiązań technologicznych, wybór właściwej kasy fiskalnej może stanowić pewną trudność. Tym bardziej, że opcje dostępne w tego typu urządzeniach dotyczą różnych aspektów prowadzenia działalności handlowej – komfortu obsługi klientów, wielkości asortymentu, czy też trybu lub warunków pracy. A co więcej, część z tych funkcjonalności ma także bezpośredni związek z zadaniami, których wymagają od podatnika przepisy.

Na jaką kasę fiskalną się zdecydować?

Nieustanny rozwój technologiczny ma również swoje odzwierciedlenie w dzisiejszych rozwiązaniach dla handlu i usług. Zapewne niejeden przedsiębiorca – kierowany po prostu jasno określonym obowiązkiem zastosowania kasy fiskalnej – gdy chce dokonać zakupu, potrafi być zaskoczony rozmaitymi funkcjonalnościami, oferowanymi przez dzisiejsze urządzenia rejestrujące. Jednak zdziwienie to szybko ustępuje dylematowi, sprowadzającemu się do pytania: jaką kasę wybrać?

Co ciekawe, w rzeczywistości odpowiedź na to pytanie jest „tuż pod ręką”, bowiem to właśnie prowadzona działalność powinna udzielić na ten temat niezbędnych informacji. Konkretne cechy, takie jak mobilny czy stacjonarny tryb pracy, szeroki bądź ograniczony asortyment, duże albo niskie natężenie ruchu czy też jakość warunków pracy, bardzo często przekładają się na szczegółowe rozwiązania technologiczne: gabaryty i ergonomię, pojemność bazy towarowej, szybkość wydruku czy solidność konstrukcji kasy. Do tego dochodzą nasze oczekiwania jako użytkownika, najczęściej związane z estetyką i komfortem obsługi danej technologii sprzedaży. Ich znowu dotyczą takie opcje, jak intuicyjna klawiatura z przyciskami funkcyjnymi, współpraca z różnymi urządzeniami peryferyjnymi oraz design i dbałość o detale wykonania. Jak widać, im więcej precyzyjnych wiadomości udzielimy, tym większa pewność, że trafi w nasze ręce kasa fiskalna zgodna z potrzebami zarządzanego biznesu.

Rozwiązania technologiczne a przepisy prawne

Jak wiadomo, głównym zadaniem urządzeń fiskalnych, określonym w przepisach, jest prawidłowe ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego VAT. Ale prowadzenie związanej z tym dokumentacji nie ogranicza się jedynie do „nabijania na kasę” i wystawiania paragonów dla klientów. Dochodzą także inne czynności, które podatnik stosujący tego typu technologię musi bezwzględnie wykonywać. Mowa tu m.in. o zgłaszaniu urządzenia fiskalnego na przeglądy techniczne (nie rzadziej, niż co 2 lata), właściwym przechowywaniu książki serwisowej, wykonywaniu raportów dobowych oraz miesięcznych czy też archiwizacji kopii wydanych paragonów. Wspomniane wymogi dotyczą wszystkich urządzeń, bez względu na to, czy mówimy o kasach fiskalnych w Wesołej lub Piasecznie, w ścisłym centrum Warszawy, czy też w Poznaniu, Krakowie lub Łodzi. I choć obowiązki te są jasno zaznaczone, to jednak czasem umożliwiają różne drogi ich realizacji.

Tak właśnie jest z kopiami paragonów, które można generować na 2 sposoby. Pierwszy z nich to rozwiązanie tradycyjne, oparte na równoczesnym wykorzystaniu 2 rolek papieru termicznego. Jedna służy wystawianiu dokumentów dla nabywców, gdy tymczasem druga zawiera skopiowane informacje. Takie wydruki są później przechowywane w niemal sterylnych warunkach, ze względu na niski poziom trwałości danych zamieszczonych na papierze termicznym. Kwestia ta jednak znika przy drugim, elektronicznym rozwiązaniu. W tym przypadku dane o zarejestrowanych transakcjach nanoszone są na kartę pamięci (SD lub microSD). Oprócz uniknięcia gromadzenia mnóstwa papierowych rolek, możemy liczyć na inne udogodnienia. Dane w formie cyfrowej można łatwo i szybko przenieść na komputer (co zapewnia ich późniejsze, proste przeglądanie i porządkowanie) oraz inne nośniki (celem zabezpieczenia informacji), jak płyta DVD czy pendrive. Inne oczywiste atuty, to często mniejsze gabaryty urządzenia, niższe koszty materiałów eksploatacyjnych oraz jeszcze prostsza wymiana rolek. Dlatego choć kasy fiskalne z elektroniczną kopią są zazwyczaj droższe, coraz więcej użytkowników decyduje się na uniwersalne zalety tego rozwiązania.