superpos-system.pl

Jak zadbać o przechowywane kopie paragonów?

Istotne znaczenie tej kwestii nie ulega żadnym wątpliwościom – a to dlatego, że należy ona do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność handlową. Faktem jest, że obecnie podatnik może wybrać sposób realizacji tego wymogu. Musi jednak wiedzieć, co charakteryzuje poszczególne rozwiązania, a konkretnie – na czym polega archiwizacja kopii paragonów w każdym z tych przypadków.

Nie tylko wystawianie paragonów…

Obowiązki przedsiębiorcy nie ograniczają się jedynie do posiadania i korzystania z urządzenia fiskalnego oraz wydawania klientom paragonów. Oprócz kilku innych – jak posiadanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej czy też wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych – jest nim również przechowywanie kopii wystawionych dowodów sprzedaży. Zgodnie z przepisami, określonymi przez Ministra Finansów, podatnik musi posiadać tę dokumentację przez okres 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym paragon został wystawiony. Tworzy ona bowiem dla organów skarbowych podstawę do uznania bądź zakwestionowania prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu.

Specyfika kopii tradycyjnej

Papierowa kopia paragonów to rozwiązanie tradycyjne, które dawniej stanowiło jedyną możliwość realizacji wymogów zawartych w przepisach fiskalnych. Na czym polega? Urządzenie fiskalne podczas pracy korzysta z 2 rolek papieru termicznego. Pierwsza służy do wystawiania paragonów przeznaczonych dla klientów, druga zaś – wydruku kopii tych dokumentów. Zapełnione rolki należy przechowywać w odpowiednich warunkach, które zapewnią trwałość umieszczonych na nich informacji przez kolejne lata. Papier termiczny nie należy do dość trwałych materiałów eksploatacyjnych, dlatego powinien znajdować się w miejscu chłodnym, suchym i bez dostępu światła słonecznego, najlepiej dodatkowo zapakowany w szczelną, plastikową torbę. Warto również zadbać o porządek zgromadzonej dokumentacji, zwłaszcza, że z biegiem będzie przybywać papierowych rolek z kopią paragonów.

Specyfika kopii elektronicznej

Współcześnie istnieją nowoczesne urządzenia fiskalne, korzystające z osiągnięć zaawansowanych technologii. Jedną z cech charakterystycznych tego typu modeli jest właśnie elektroniczna kopia paragonów. Rozwiązanie to działa zupełnie na innych zasadach – dane o zarejestrowanych transakcjach, w formie cyfrowej, umieszczane są na zainstalowanej karcie pamięci (SD, microSD) o pojemności 2 GB, a czasem i 4 GB. Opcja ta oferuje liczne korzyści, związane z różnymi aspektami prowadzenia działalności handlowej: mniejsza konstrukcja urządzenia fiskalnego (wykorzystująca tylko jedną rolkę papieru), obniżenie kosztów związanych z zakupem materiałów eksploatacyjnych oraz wygodny sposób na wywiązanie się z fiskalnych obowiązków.

Nie oznacza to jednak, że użytkownik mający do czynienia z elektroniczną kopią paragonów nie musi w ogóle nadzorować zapisu niezbędnych informacji. Przedsiębiorca powinien wtedy stosować się do zaleceń Ministra Finansów, do których należy: bieżące kontrolowanie poprawności i terminowości przekazu danych do archiwizacji, używanie nośników informatycznych określonych w książce kasy oraz korzystanie z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego, wymienionego w karcie danego modelu.

Podsumowując

Powyższe rozwiązania znacząco się różnią, jednak każde z nich wymaga podjęcia odpowiednich działań, które zapewnią właściwą archiwizację informacji o dokonanych sprzedażach. Warto jednak zaznaczyć, że większym ułatwieniem w tym względzie odznacza się elektroniczna kopia. Pozwala ona dodatkowo zabezpieczyć dane poprzez przeniesienie ich na komputer, a także inne nośniki: płytę DVD, pendrive’a czy dysk zewnętrzny.